Miten järjestää bileet!

*känni**tanssittel*

Tuolta löytyy jotain.

http://www.klubitus.org/forum_aihe.php?id=1895;sivu=1

Ja sen verran pitää vielä sanoa, että vaikka on parikymmentä keskisuurta tapahtumaa tullut jo järkättyä, niin ISOA bilettä en todellakaan haluaisi alkaa järjestämään. Jos siitä maksettaisiin palkkaa, niin ehkä sitten ;)

Sit kannattaa ostaa joululahjoja kaikille kilteille lapsille ...

Tehdäänpä hieman typistetympi versio, Apon lista pätee tapahtumaluokassa: Suuri.

Asiat :

Miksi?
Kenelle?
Minne?
Kuka maksaa?
Kuka toteuttaa?
Mistä kontaktit?

Sen jälkeen voi lähteä miettimään, kannattaako.

Sen jälkeen kun on miettinyt ja tullut tulokseen, että kannattaa -
Suosittelen ottamaan aimo annoksen realismia ja todeta, ettei kannata. :)
Osta mielummin sillä mahdollisella kuluvalla rahalla se matka Ibizalle tai
Thaimaahan ja pidä hauskaa. Tapahtumajärjestäminen on kaikkea muuta.

Tärkein vinkki: aloita varovaisesti. Sit kun on nähnyt mikä tolkuton työmäärä on 150 hengen pikkukemujen järkkäämisessä ja kuinka paljon tuli takkiin vaikka melkein kaikki tehtiin talkoovoimin, voi miettiä uudemman kerran sitä Tiesto vs. Oakey @ Hartwall Areena -konseptiaan. =D

Mut ihan vakavasti ottaen, tekemällä oppii. Hyvin harvassa ovat ne isompien tapahtumien järjestäjät joilla ei olisi kokemusta useista, jopa kymmenistä pienemmistä kekkereistä ja usein jopa alan koulutusta taustalla kun lähtevät isompia kemuja tekemään. Pienissä tapahtumissa riskit ja vaadittava osaaminen ja resurssit ovat pienempiä joten sählääminen ei muodostu niin fataaliksi kuin mitä isommissa jutuissa voi tapahtua.

Äääh ei hyvät bileet ole siitä kiinni kuinka paljon siellä on väkeä, jos on paljon väkeä joukkoon tuppautuu aina jotain öykkäreitä, ota hyvä kaveri porukka ottakaa juomaa ja mankka mukaan ja menkää rannalle tai johonkin bailaa :) hyvien bileitten onnistuminen riippuu ihmisistä asenne porukan kanssa aina on hyvät bileet

About tapahtumajärjestyksessä Turun mittapuulle selostettuna:

1. Keksi konsepti

Kannattaa keksiä klubille "oma juttu", toisin sanoen sellainen asia, joita et muista tällä hetkellä turussa järjestettävistä bileistä löydä. (Vinkki: laadukasta proge / trance -klubia ei Turussa tällä hetkellä ole. Housea, Teknoa, Hardia ja Psykeä sen sijaan löytyy).

2. Hommaa paikka bileille ja laitteisto

Neuvottele alustavasti eri tilanvuokraajien (ravintolat jne) kanssa hinnoista, päivämääristä jne. Älä lyö mitään lukkoon ennen kuin olet käynyt tämän listan läpi vähintään kohtaan 4 asti. Muista, että joissain tiloissa joudut itse hommaamaan PA:n ja valot paikalle, kun taas joissain tiloissa ne ovat talon puolesta paikalla. Selvitä tässä vaiheessa se, että mitä kukin osapuoli (sinä ja tilanvuokraaja) tuovat paikalle, ja mikä on kenenkin vastuualueena. Tässä kohdassa ei voi painottaa liikaa pikkuasioiden tärkeyttä, paperille selvästi ylös _kaikki_ päätökset, viinanmyynnistä portsareihin jne. (Vinkki: Turussa tällä hetkellä bileitä saa (tiettävästi) järjestää vain Klubilla, tosin jotkut muut yökerhot voivat olla halukkaita ottamaan myös bileitä ohjelmistoonsa).

Mikäli joudut tuomaan paikalle oman laitteiston (PA, valot, soittimet jne), selvitä jostain äänentoistofirmasta mitä sellainen maksaa, ja mitä paikalle tarvitaan. Jos et itse tiedä mitä paikalle tarvitaan, hommaa järjestäjäporukkaan joku joka tietää. (Vinkki: Turussa ILSS ja Jamboree Music osaavat järjestää "teknobileet", eli tietävät mitä paikalle pitää tuoda, ja miten laitteisto asennetaan. Firmoista tulee yleensä myös ääniteknikko paikalle kasaamaan laitteet).

3. Laske budjetti

Laske tarvittava budjetti. Budjetti = tilanvuokra + laitteiston vuokra + dj:t + mainostus + muut kulut. Kerro budjetti tämän jälkeen kahdella. Tämä on yleensä se totuudenmukainen lopullinen summa, joka muodostuu kaikkien juoksevien kulujen jälkeen break eveniksi (summa, jonka saatuasi lipputuloista tapahtuma on omillaan). Tämän jälkeen jaa saamasi summa lipun hinnalla, ja päätä lipun hinta. (Vinkki: Turussa maksimibreikki, johon voit laskea pyörii n. 100 ihmisen nurkilla. Tämä siis tarkoittaa bileitä, jotka ovat isossa tilassa, perjantaina, ja vetävät hyvin porukkaa. Lipun hinta Turussa voi olla viikonloppubileissä n. 7-10, ellei esiintymässä ole isoja ulkomaanstaroja).

4. Bookkaa paikka, laitteisto ja dj:t

Jos pääädyit laskelmissasi siihen tulokseen, että uskallat rahallisesti järjestää bileet, varaa ensin paikka. Varmista päivämäärä, kirjoita sopimus (KIRJALLISENA). Sopimukseen ylos kaikki kohdassa 2 sovitut asiat mahdollisimman selvästi siten, ettei mitään voida tulkita tahallisesti tai tahattomasti väärin. Tältä alalta löytyy jos jonkunlaista viheltäjää, eli suullisiin sopimuksiin ei kannata luottaa.

Laitteisto kannattaa bookata myös tässä vaiheessa, ota ne laitteet jotka kohdassa 2 päätit ottaa. Varmista hinta.

Kun paikka on varattuna bookkaa dj:t. Sovi dj:tten kanssa keikkapalkat, matkat ja asumiset. Normitaksana suomessa voisi pitää sellaista järjestelmää, että dj:lle maksetaan matkat ja keikkapalkat, hotellihuonetta suhteellisen harvoin. Mikäli dj pyytää jotain rahasummaa, jota sinulla ei ole varaa maksaa, sano suoraan, että dj on liian kallis, ja kysy joltain muulta. Älä ala kinuamaan hinnanalennusta äläkä ainakaan bookkaa sillä idealla että maksat vain osan.

5. Tee mainostus

Jos et itse osaa, teetä jossain. Mainostus on bileidesi visuaalinen ilme, ja jos se kusee, niin kukaan ei pidä bileitäsi kovana juttuna, vaan lähinnä vitsinä. Flaikut kannattaa painattaa kunnon flabapainossa, monivärisenä. Julisteita kannattaa tehdä myös jonkinverran. Mainostus _tulee aloittaa_ viimeistään kuukautta ennen bileitä. Tällöin pitäisi olla flabat jaossa ja julisteet seinillä. Myös foorumimainonta tulee aloittaa tässä vaiheessa. Mainostuksen alettua, ei tapahtuman tietoihin tehdä muutoksia enään kuin jos on ehdottomasti pakko. Flaboja kannattaa jakaa joka paikassa, jossa ikinä niille kuvittelee olevan menekkiä, esimerkiksi vaatekaupoissa, isoissa kouluissa, videovuokraamoissa ja keskustassa katujakeluna. Mainostuksen joutuu yleensä maksamaan heti, eli saat flabat / julisteet vain maksua vastaan itsellesi. (Vinkki: Turussa n. 2500 flaikkua on sopiva määrä, mutta 5000 saa myös menemään, jos haluaa jakaa tarpeeksi).

6. Tee kaikki muu valmiiksi ajoissa

Dekot + kaikki muu sälä. Valmiiksi. Ajoissa. Mieluiten viikkoa aikaisemmin _valmiina_. Viimeisinä päivinä on muutenkin tekemistä, älä jätä hommia siihen. Jaa flaboja. Jaa lisää flaboja. Hommaa kaverit jakamaan flaboja. Mainosta tapahtumaa. Jaa muutama flaba.

7. Rakenna bileet

Aloita rakentamaan heti aamulla. Jos kyseessä on isot bileet, aloita jo edellisenä päivänä. Rakenna kerralla valmiiksi, testaa että kaikki toimii, ja lähde vasta kun laitteet toimivat. Ennen bileitä testaa vielä kaiken toiminta.

8. Pidä bileet

Tämä osuus menee aika helposti. Katso että kaikki toimii, ja pidä yllä hyvää meininkiä. Älä mieluummin juo paljoa, ole ainakin siinä kunnossa, että pystyt toimimaan kaikkien tilanteiden mukaisesti. Bileiden aikana sinun täytyy maksaa ainakin dj:lle rahat, yleensä heti keikan jälkeen. Anna sovittu summa kysymättä. Vaikka joutuisit myymään kellosi mustalaisille, anna sovittu summa välittömästi. Muutamalla dj:llä on miellyttävä tapa ottaa jotain pantteja mukaansa ellei rahoja kuulu, harmillista kyllä yleensä panttina toimii soittokäytössä oleva mikseri tai jokin muu erittäin kallis tavara. Kaikki selitykset rahojen katoamisesta ja bileiden huonosta menestymisestä on jo kuultu, eli varaa vähintään keikkapalkat käteisenä. Bileiden jälkeen laske kassa, ja pistä rahat varmaan talteen.

9. Pura bileet

Pura kaikki laitteisto, dekot sun muut, siten että jätät tilan vastaavaan kuntoon tai siistimmäksi kuin se oli sen saadessasi. Maksa tilanvuokra tässä vaiheessa.

10. Palauta laitteet

Palauta laitteet siinä kunnossa kuin ne olivat ne saadessasi. Jos jotain on mennyt rikki, ilmoita siitä. Yleensä laitteet rikkoutuvat vahingossa, ja se on laitevuokraajan vakuutuksen piikissä silloin. Rikkinäisten laitteiden palauttaminen "ehjänä" tarkoitta sitä, että ensi kerralla joku saa rikkinäisen laitteen vuokralle. Maksa laitteiston vuokra palautuksen yhteydessä.

Tässä about kokonaisuudessaan kaikki mitä tarvitsee tehdä. Kannattaa muistaa että omaperäisyys on valttia bileissä, ja asiakasta ei koskaan voi huomioida tarpeeksi. Pikkujutut merkitsevät usein enemmän kuin isot asiat, ainakin silloin jos kaikki toimii hyvin. Muista, että jos et osaa järjestää jotain itse, kysy apua. Jos jossain vaiheessa tuntuu, ettei homma tule toimimaan, peruuta bileet. On paljon helpompi maksaa pelkät flabat ja soittaa muutama nolo puhelu, kuin ottaa monta tuhatta euroa turpaan, ja maksella niitä sitten monta vuotta.

Toi Jussin lista on ihan hyvä kyllä.

Sellaisen huomion nostaisin vielä esille kuin viihtyisyyden huomiointi. Järjestäjän tehtävä on miettiä itsensä asiakkaan näkökulmaan ja miettiä mitkä asiat luovat viihtyisyyttä.

Esimerkiksi sisäänkäynnin sujuvuus ja henkilökunnan asiallinen sekä ystävällinen palveluasenne kautta linjan ovat mainioita tapoja - ellei lisätä tyytyväisyyttä, niin ainakin - vähentää tyytymättömyyttä.

älä sekoile... sillä niin saa porttareita mestoihin...

Täällä on jo sanottu että laske menot ja kerro se kahdella niin olet lähellä totuutta. Voit arvioida myös tulevaa työmäärää ja kertoa sen kolmella niin olet luultavasti vieläkin pielessä.

[q]UzU, 14.6.2005 21:19:
Täällä on jo sanottu että laske menot ja kerro se kahdella niin olet lähellä totuutta. Voit arvioida myös tulevaa työmäärää ja kertoa sen kolmella niin olet luultavasti vieläkin pielessä.
[/q]
Joo, jos palkkaa alkaa laskemaan tälle hommalle, niin enemmän saa varmaan keräämällä käpyjä tai myymällä eskimoille lunta. Ja tosiaan jos en vielä painottanut tota tarpeeksi, niin bileiden budjetti pitäis olla sellanen summa, joka on varaa hävitä hymyilemällä, niin henkisesti kuin finanssimielessä. Bileiden jälkeisenä päivänä sulla pitäis olla budjetin verran rahaa kourassa, jos ei oo, niin siinä menee sit telkkarit ja stereot, pahimmassa tapauksessa autot ja talotkin vaihtoon...

[q]JussiS, 14.6.2005 21:25:
Joo, jos palkkaa alkaa laskemaan tälle hommalle, niin enemmän saa varmaan keräämällä käpyjä tai myymällä eskimoille lunta. Ja tosiaan jos en vielä painottanut tota tarpeeksi, niin bileiden budjetti pitäis olla sellanen summa, joka on varaa hävitä hymyilemällä, niin henkisesti kuin finanssimielessä. Bileiden jälkeisenä päivänä sulla pitäis olla budjetin verran rahaa kourassa, jos ei oo, niin siinä menee sit telkkarit ja stereot, pahimmassa tapauksessa autot ja talotkin vaihtoon...
[/q]

Ja jotta tämä nyt ei kuulostaisin ihan vain sanahelinälle niin tähänkin foorumiin kirjoittelee henkilöitä, jotka voivat omasta kokemuksesta kertoa miltä tuntuu kun rahaa menee sen auton verran.

ps. Kyseessä ei ole tonnin Toyota Carina -89

Ei tuota järkkäilyjuttua oikeastaan mistään ohjeista mun mielestä kovin hyvin voi sisäistää. Tekemällä oppii, ja omaksuu itselleen sopivimmat toimintatavat. Kuten ylhäällä sanottiin, kannattaa lähteä varovasti kokeilemaan vaikka järkkäämällä kaveriporukalle yksityisbileet.

Meikäläisenkin eka oma järkkäys oli juuri tällaiset pienen porukan puoli-yksityisbileet, jotka tehtiin oikeastaan ihan hetken mielijohteesta. Homma pelasi hyvin, hauskaa oli, joten päätettiin sitten pistää vähän isompi ja "virallisempi" juttu kehiin. Tätä isompaa projektia varten kyseltiin sitten kokeneemmilta järjestäjiltä neuvoja, pidettiin palavereja ym.

Kun itse bileet oli takana, huomasin että ilman näitä neuvojakin olisi selvitty ihan hyvin. Onnistuneen jutusta teki oikeastaan se, että oltiin saatu kasaan hyvä ja motivoitunut järkkäysporukka. Tällä porukalla pystyttiin sitten ratkomaan vastaan tulleita ongelmia ja kehittelemään juttua eteenpäin, tyyppien hyödyntäessä tietojaan ja suhteitaan eri osa-alueilta.

Oikeastaan ainoa varsinainen neuvo minkä itse aloittelijalle antaisin, on se, että hankkii kokoon innokkaan, motivoituneen ja pätevän porukan. Kaksikin ihmistä riittää hyvin päätiimiksi. Kun yhteinen päämäärä on selvillä, voi lähteä luovimaan hommaa eteenpäin. Yllättävän hyvin se sujuu ilman aikaisempaakin kokemusta, kunhan ottaa vaan homma tosissaan.

Hyvien tyyppien löytäminen voi tietysti olla hieman hankalaa, siihen pitää vain toivottaa onnea :)

edit: Tuo JussiS:n lista on kyllä ihan hyvä, mutta IMO ilman kokemusta voi mennä noissakin hommissa sormi suuhun vaikka olisi kuinka hyvin etukäteen kerrottu miten ne pitää tehdä :)

Kun pohjustuksessa pihdataan niin pihtaanpa myös itse ja pistän vain aihealueita mindmap-tyylisesti

(Määrittely)
Suunnittelu
Toteutus

Työryhmä!!!

Työnjako - miten jakaa työt tehokkaasti

Tila

Esiintyjät

Laitteisto

Budjetti

Rahoitus

Riskienhallinta - varasuunnitelmat

Aikataulu

Lakipykälät

Työntekijät: jv:t, valomiehet, äänimiehet, myyjät...

Anniskelu

Ruoka

Samaa mieltä aiempien kanssa.

Jos pitäisi painottaa jotain kohtia, niin seuraavia:
1) iso ilmainen apujoukko. (alle 10 ei riitä)
2) varaa ottaa koko budjetti takkiin.
3) markkinointi kuntoon. vaatii aikaa, rahaa, työtä, suhteita ja kekseliäisyyttä.
4) konsepti, johon uskoo itse ja jolle uskoo olevan kysyntää

Jussin lista oli oivallinen. Itse kyllä toteaisin, että kohta "Pidä bileet" ei todellakaan välttämättä ole niin kivuton kuin tuossa on mainittu.

Eräänkin kerran on kesken bileiden jouduttu kehittelemään pikaratkaisuja tai jouduttu paikkailemaan lipunmyyjää/soittajaa tahi etsimään tekniikkaa kun se mikserin varamikserikin on hajonnut. Tai sitten joku leppoisa tapaus onkin sattunut vetämään överit..

Muutenkin tuo riippuu pitkälti siitä, että millaisessa tilassa juhlia järjestää. Ravintolamiljöössä omalle osalle harvemmin jää hirveästi säädettävää bileiden aikana, mutta ei-ravintolatilassa saattaa illan aikana tulla vastaan kaikenlaista(vaikka kuinka olisi yrittänyt miettiä kaiken etukäteen).

Jussin listasta muuttaisin kyllä varaumiksi muutaman asian.

Nykyisin aika moni haluaa rahat etukäteen, tai ainakin puolet. Joten
Tekniikkaan ja tilavuokraan tarvittavat summat olisi kyllä erityisesti
oltava etukäteen hallussa. Myös artistien palkkiot olisi syytä olla käsillä,
ellei muuten ole ennakkoon sovittu.

Lisäksi kannattaa tutustua tapahtumia koskettaviin verotusasioihin ja
lakiteknisiin seikkoihin melko tarkasti. Moni tapahtumajärjestäjä on
tehnyt kanttuvein juuri veroepäselvyyksistä ja usein nämä ovat johtuneet pääosin tietämättömyydestä.

Myös markkinointia koskevat velvoitteet olisi hyvä tietää etukäteen
ettei epämiellyttäviä yllätyksiä pääse syntymään.

Mutta tekemällä oppii ja virheistä vielä enemmän. Tapahtumien duunaaminen
on kivaa, mutta äärimmäisen raskasta ja aikaavievää.

Jos isoja bileitä oot järkkäämässä niin rahaa vitusti ainakin aluks.

Tuota, mikäs tilanne on sitten siinä, jos haluaa järjestää ns. privaattibileet, miten niissä pitää lupien kanssa toimia?